Lập kế hoạch sản xuất xây dựng bằng 3 bước
Hơn 20 năm làm kế hoạch, cách tôi làm gói lại chỉ có 3 bước. Không có gì cao siêu, cái khó là làm đều đặn.
Bước 1: Dựng bảng biểu
Trước khi có số liệu, phải có cái khung để chứa nó. Với một doanh nghiệp thi công, tôi thường dựng:
- Bảng danh mục dự án: mã dự án, tên, chủ đầu tư, giá trị hợp đồng, ngày khởi công, hạn hoàn thành.
- Bảng sản lượng: theo từng dự án, từng tháng, kế hoạch và thực hiện.
- Bảng doanh thu, tiền về: đã nghiệm thu bao nhiêu, đã thanh toán bao nhiêu, còn treo bao nhiêu.
- Bảng vướng mắc: dự án nào đang vướng gì, ai xử lý, hạn khi nào.
Mỗi dự án một mã ngắn để tra cho nhanh. Bảng phải đơn giản, người khác mở ra đọc được ngay. Bảng đẹp mà chỉ mình hiểu thì vô ích.
Bước 2: Cập nhật theo thực tế
Bảng biểu chỉ có giá trị khi số trong đó là số thật, số mới. Tôi lấy số từ:
- Báo cáo của các ban điều hành công trường.
- Hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ thanh toán đã gửi chủ đầu tư.
- Các văn bản, biên bản làm việc mới.
Có nhịp cố định: tuần cập nhật tiến độ và vướng mắc, tháng cập nhật sản lượng, doanh thu, quý thì nhìn lại cả kế hoạch năm. Số nào chưa chắc thì ghi chú, không tự làm tròn cho đẹp.
Bước 3: So sánh, đánh giá số liệu
Đây là bước người làm kế hoạch tạo ra giá trị. Có số rồi thì đặt cạnh nhau:
- Thực hiện so với kế hoạch: dự án nào chậm, chậm bao nhiêu.
- Sản lượng so với tiền về: làm nhiều mà tiền chưa về thì vướng ở khâu nào, nghiệm thu, hồ sơ hay vốn của chủ đầu tư.
- Thời gian còn lại so với khối lượng còn lại: có kịp hạn hợp đồng không, có cần gia hạn không.
Từ đó viết ra vài dòng nhận định cho lãnh đạo: dự án nào cần ưu tiên, việc gì cần quyết. Ngắn thôi, lãnh đạo không có thời gian đọc dài.
Một lưu ý
Kế hoạch không phải làm một lần cho xong. Nó là cái bảng sống, cập nhật liên tục. Bây giờ tôi đang học dùng trợ lý AI để làm nhanh phần cập nhật và tổng hợp, còn phần so sánh, đánh giá thì người làm kế hoạch vẫn phải tự nghĩ.
